Das wichtigste und zentrale Konzept des koordinationsbasierten Workflows
ist die Kundenzufriedenheit. Man stellt sich den Prozeß als geschlossenen
Kreis vor, in dem eine Aufgabe in den folgenden Schritten ausgeführt wird:
Kunde:
Ich brauche.
Erzeuger: Ich verspreche.
Erzeuger: Ich bin fertig.
Kunde: Ich bin zufrieden.
Wie daraus ersichtlich ist, ist in diesem Ansatz viel Koordination zwischen
Menschen notwendig, die in Form von Anfragen, Anforderungen und Vereinbarungen
erfolgt. Der Computer soll dabei unterstützen und den notwendigen Rahmen
schaffen. Den Ablauf eines solchen Prozesses kann man mit einer Finite State
Machine vergleichen. Jeder der Teilnehmer im Koordinationskreis kann
Sekundärkreise erzeugen, sodaß damit auch komplexere Prozesse modelliert
werden können. Der Aufruf eines solche Sekundärkreises führt dazu, daß die
Abarbeitung des Primärkreises angehalten wird und erst nach Abarbeitung des
Sekundärkreises fortgesetzt wird. So entsteht ein Netzwerk miteinander
verbundener Koordinationskreise.
Ein Beispiel hierfür ist die folgende Graphik, die einen
Beschaffungsprozeß einer Organisation darstellt. Außerdem zeigen sich hier
zwei weitere wichtige Konzepte des Workflow Managments, zum einen die
Einbeziehung des Kundens in den Prozeß, zum anderen die Verwendung
"gemeinsamer, zentral gespeicherter Daten". Hiermit ist nicht
unbedingt gemeint, daß diese Daten tatsächlich physisch auf nur einem Server
liegen, sie können durchaus in einem Netzwerk und/oder auf mehrere
Organisationen verteilt sein, stellen sich für den Benutzer aber zentral dar.
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