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Bei der Bewertung werden wir uns mit dem Organisatorischen Umfeld
bei der Einführung von >Büroautomatisierung bzw. von >Workflowmanangment getrennt befassen.
Büroautomatisierung und die Einführung von Workflowmangement-Systemen werden
anschließend in ihren >menschlichen Aspekten betrachtet.
Weiters werden wir kurz Produkte (bzw. Lösungen) beschreiben, die sich am Markt durchgesetzt haben, namentlich >SAP. (von Patrick Seidelmann, MatNr.: 9925372 und Rainer Hibbeln, MatNr.: 9925655) Im Anschluss soll ein Überblick über die Zukunft des > User Modelling gegeben werden. (von Andreas Brandstetter, MatNr.: 9826152) |
| Unter Büroautomatisierung versteht man im Allgemeinen das
Ausrüsten von Büros mit Computern, bzw. technischen Geräten, die
die Arbeit erleichtern oder intensivieren
sollen. Büroautomatisierung kann parallel zur
>Fabriksautomatisierung
betrachtet werden. Allerdings möchten wir uns in diesem Text eher auf die Büroautomatisierung beschränken.
Zu den Vorteilen der Büroautomatisierung zählen:
Leider lassen sich alleine durch die Büroautomatisierung nicht alle Rationalisierungspotentiale ausschöpfen, weil die Arbeitsprozeße in einem Unternehmen grundsätzlich unverändert bleibt und sich nur die Art ihrer Ausführung ändert. Wenn zum Beispiel in einem Unternehmen früher bei größeren Ausgaben die Finanzbuchhaltung oder die Kostenstelle informiert werden muss, ist früher der Mitarbeiter zu der entsprechenden Stelle hingegangen, jetzt schreibt er ein Email, und muß auf die Antwort, bzw. im schlimmsten Fall eine schriftliche Quittung warten. Mit der geeigneten Software, wäre es möglich eventuell je nach Betrag und Verwendung, überhaupt keinen anderen Mitarbeiter zu belangen, sondern alles automatisiert zu machen. Das führt uns direkt zum Workflowmanagement. |
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Workflowmanagement kann wie folgt definiert werden:
Workflowmanagement ist die Administration, Organisation und
Steuerung von Workflows, wobei ein Workflow ein
computergestützter, administrierbarer und steuerbarer Prozess
ist.
Diese Definition legt schon nahe, was Workflowmanagement zu
realisieren versucht. Nämlich dort wo die Büroautomatisierung an
ihre Grenzen stösst fortzufahren. Ziel ist es nun nicht mehr
Arbeitsprozesse durch bessere Infrastruktur, sprich Computer, zu
unterstützen und vereinfachen, sondern die Arbeitsprozesse an
diese neue Infrastruktur anzupassen und sie dafür zu optimieren.
Die Ziele vom Workflowmanagement sind dadurch denen des CIM (des "Computer Integrated Manufacturing") sehr ähnlich, wobei sich Workflowmanagent allerdings nicht auf Fertigungsprozesse beschränkt, sondern vor allem auch administrative Prozesse zu verbessern versucht. Wenn man das nachfolgende Y-Modell von Scheer betrachtet, liegt der Schwerpunkt von CIM eher auf der rechten Seite und der Schwerpunkt von Workflowmanagement eher auf der linken Seite, wobei natürlich zu sagen ist, dass es hier einen fließenden Übergang gibt. 
Die Lösungsansätze von Workflowmanagment müssen genauso unterschiedlich und diversitär sein, wie die Unternehmen selbst. Daher ist der Einsatz eines universellen Tools so wie in der >Büroautomatisierung nicht möglich. Deshalb gibt es nur sogenannte "Core"- Sofwarepakete für Workflowmanagment, welche nur die Grundfunktionen eines Betriebes (wie etwa Finanzbuchhaltung) beinhalten. Weiters gibt es für dieses Softwarepaket noch Ergänzungen, die für eigene Unternehmenssparten notwendig sind. Anschließend wird dieses Paket an die Wünsche des Unternehmens angepasst. Die Effektivität der Workflowmanagement-Software hängt in hohem Maß von dieser Anpassung (oder "Customizing") ab. Dies ist ein dualer Prozess. Denn einerseits wird die Software, den Eigenheiten und gewachsenen Strukturen der jeweiligen Firma angepasst, und andererseits werden Geschäftsvorgänge und Prozesse, eben Workflows, auch verändert. Es werden zum Beispiel zu komplizierte Geschäftsprozesse für das Customizing vereinfacht, weil erhöhte Komplexität, sowohl die Kosten des Anpassens als auch die des Betriebs erhöht. Durch falsches Customizing, wenn zum Beispiel zu große Rücksicht auf mit der Zeit gewachsene Strukturen gelegt wird, kann man das Rationalisierungspotential stark verringern. |
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Büroautomatisierung und Workflowmanagement-Systeme bringen auch
für den Menschen Veränderungen. Die Veränderungen für den
Arbeitgeber sind eben das schon oben angesprochene Rationalisierungspotential und die
Tatsache, die einzelnen Mitarbeiter und ihre Leistung besser unter Kontrolle zu haben.
Die Auswirkungen für die Arbeitnehmer sind leider nicht immer positiv: Zum Ersten bedeutet das Rationalisierungspotential im Allgemeinen, dass sich die Firma von einigen Mitarbeitern trennen kann. Zum Zweiten stößt, die für die Einführung von Workflowmangement-Systemen notwendige Ummodellierung der Arbeitsprozesse, nicht immer auf große Gegenliebe bei den Angestellten, denn die haben sich an das alte System gewöhnt und auch eine informelle Struktur herum aufgebaut. Diese Probleme können allerdings durch sorgfälltige Planung und Einbeziehen der Angestellten in die Planungsphase bis zu einem gewissen Grad verhindert werden. Mehr zu diesem Problem findet man auch hier: >Praxis@Modellierung. Außerdem bringt das Verändern der Arbeitsabläufe eine Arbeitsintensivierung mit sich (wie auch schon die Automatisierung des Büros). So wurde beispielsweise ein Brief bzw. ein Bericht vor der Einführung von einem Workflowmanagement-System in die andere Abteilung getragen, was eine kurze Arbeitspause mit sich gebracht hat und eventuell ein bißchen Smalltalk mit den Arbeitskollegen. Jetzt wird er per Mausklick im entsprechenden Workflow weitergeschickt und es kommt gleich der nächste Arbeitsauftrag. Ein letzter Punkt ist vielleicht noch, dass zu starke Regeln in einem Workflowmanagment-System Individualität und Kreativität einschränken. Arbeitsabläufe, die vorher spannend und interessant, weil jedes Mal eine Herausforderung, waren, können zur Routine verkommen. Büroautomatisierung in Kombination mit Workflowmanagement ist eigentlich eine Taylorisierung des Büros. Die planenden Tätigkeiten werden nicht mehr von den Angestellten sondern vom System ausgeführt, das alles vorgibt. Damit geht eine Dequalifizierung der Arbeitnehmer einher, die auch für die Taylorisierung in den Fabriken charakteristisch war. Da sich der Taylorismus in der Fertigung auch nicht durchgesetzt hat, besteht aber durchaus berechtigte Hoffnung, dass in Zukunft die oben angesprochenen negativen Punkte von den Arbeitgebern bzw. den Anbietern von Workflowmanagement-Software erkannt werden. | Beispiel: SAP R/3 |
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Weiterführende Informationen |
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Verweise auf Arbeiten anderer Gruppen |
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| > Zukunft@Email (fit 2001) Visionen über Email, die sich zu einem fixen Bestandteil der Büroautomatisierung entwickelt hat |
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Entstehungskontext | Konzepte und Techniken | Entwicklung und Auswirkungen | Praxis | >Bewertung |