fit 2002 > Modellierung > Entstehungskontext > Workflow Management

Ausgangssituation

Ein charakteristisches Merkmal für arbeitsteilende Geschäftsprozesse in der Verwaltung von industrieller Produktion ist die Koexistenz von Papier basierten und elektronischen Dokumenten. Der mehrfache Austausch dieser Dokumente zwischen Facharbeitern und Abteilungen verhindert eine durchgehende Verarbeitung in einem Medium verhindern. Konstruktionspläne werden ausgedruckt und überzeichnet oder Ergebnisse aus Expertensystem durch den Verkaufsmanager händisch nachgebessert und abgelegt. Die einzelnen Dokumente eines Auftrags verstreuen sich dabei über die Schreibtische und Ablagen der Beteiligten. Dies verhindert großflächig eine Wiederverwendung alter Angebote, da sie - abgelegt im Aktenschrank - sich einer effizienten Suche und Wiederverwertung entziehen.

Ziele

Aus dieser kurzen Zusammenfassung der ursprünglichen Probleme ergeben sich schon direkt die Zielvorstellungen der Entwickler: Integration von vorhandenen Applikationen Reduktion von "toten" Ablagen Erhaltung des Mediums zwischen Arbeitsabläufen Verringerung von Laufzeiten Integration von vorhandenen Applikationen in das Workflow Management System: Sämtlicht Applikationen (wie zum Beispiel CAD, e-mail, Office, ...), die für das Unternehmen von Relevanz sind, müssen in das Workflow Management System integriert werden. Reduktion von "toten" Ablagen: Es soll nicht vorkommen, dass wichtige Dokumente, Zeichnungen, Pläne, usw. verlorengehen, indem sie abgelegt und vergessen werden. Sämtliche Daten, egal ob der Bearbeiter gerade der Meinung ist, dass sie unwichtig sind oder nicht, müssen in das System eingegeben und dort archiviert werden. Erhaltung des Mediums zwischen Arbeitsabläufen: Durch das wiederholte Ausdrucken und Nachbessern von Dokumenten kommt es bei herkömmlichen Arbeitsvorgängen zu qualitativ signifikanten Informationsverlusten und Inkonsistenzen. Verringerung von Laufzeiten: Durch die durchgehende elektronische Verarbeitung von Dokumenten verringern sich die Laufzeiten zwischen den einzelnen Sachbearbeitern, da die Dokumente weder ausgedruckt noch physikalisch weitergereicht werden müssen.

Umfeld

Die Entwickler kommen großteils aus unabhängigen Instituten von Universitäten mit wirtschaftlichem und informationstechnologischem Hintergrund. Vereinzelt lassen sich auch Publikationen von Mitarbeitern aus Betrieben und Konzernen finden, die solche Systeme implementiert haben. Trotz der Unabhängigkeit der Institute ist jedoch anzumerken, dass ausnahmslos alle Forschungsprojekte in diesem Bereich in einem Betrieb durchgeführt werden, da die Auswirkung von Management Prozessen stark vom betrieblichen Umfeld abhängen.

Weltbild

Ein sehr passendes Zitat zum Ruf von Workflow Management stammt aus >[ Experiences with workflow management: issues for the next generation] Workflow management is a technology that is considered strategically important by many businesses, and its market growth shows no signs of abating. It is, however, often viewed with skepticism by the research community, conjuring up visions of oppressed workers performing rigidly-defined tasks on an assembly line. Although the potential for abuse no doubt exists, workflow management can instead be used to help individuals manage their work and to provide a clear context for performing that work. Implementatoren dieser Techniken bewegten sich also in einem Spannungsfeld zwischen tayloristischer Horizontverengung und altruistischer Verbesserungen der Arbeitsbedingungen. Besonders die negative Einstellung gegenüber den Workflow Management Systemen wurde auch von den betroffenen Angestellten übernommen, da oftmals zu starre Strukturen die Produktivität mehr einschränkten als förderten.

Weiterführende Informationen

>[ Why CSCW applications fail: problems in the design and evaluation of organization of organizational interfaces] von Jonathan Grudin, 1988 >[ A reference model for workflow application development processes] von Mathias Weske, Thomas Goesmann, Roland Holten and Rüdiger Striemer, 1999 >[ Experiences with workflow management: issues for the next generation] von Kenneth R. Abbott and Sunil K. Sarin, 1994 >[ Integrated document and workflow management applied to the offer processing of a machine tool company] von Stefan Morschheuser and Heinz Raufer, 1995

Verweise auf Arbeiten anderer Gruppen

>Intelligente Agenten in der Praxis Die Formalisierung von Vorgängen in einer Organisation legt eine (teilweise) Automatisierung dieser Abläufe nahe.

>Knowledge Management Um Prozesse möglichst unabhängig von den ausführenden Personen abarbeiten zu können ist eine verstärkte Unterstützung des Mitarbeiters durch aufbereitetes externes Wissen notwendig.

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