fit 2002 > Modellierung > Entstehungskontext > Büroautomatisierung

Überblick

In einem >[Online-Wörterbuch] fand ich folgende Definition von Office Automation, die sehr treffend die Motivation hinter der Büroautomatisierung beschreibt: Office Automation: The combination of techniques, resources and means of organization that simplify, facilitate, optimize and speed up office activities. Principally dealing with communication flows: speech, word and image processing. The development of office automation is linked to that of IT. Wie aus diesem Zitat heraus leicht ersichtlich ist, ist die Idee hinter der Büroautomatisierung, die bestehende Arbeit zu vereinfachen und zu optimieren. Dies umfasst alle Bereiche, mit denen eine Bürofachkraft, egal ob SekretärIn, BuchhalterIn oder AssistentIn des Geschäftsführers, während ihrer Tätigkeit in Berührung kommt. Auch der eben genannte Geschäftsführer selber kann von der Büroautomatisierung profitieren, egal ob es seine eigene Arbeit, oder das gesamte Unternehmen betrifft. >Entstehungsgeschichte >Umfeld >"Weltbild" der Entwickler >Weiterführende Informationen

Entstehungsgeschichte

Die Geschichte der Büroautomatisierung kann (nach dem Buch Bored and Busy: An Analysis of Formal and Informal Organization in the Automated Office, von Phyllis L. Baker) grob in drei Teile gegliedert werden: "The Early Office" (vor 1880) In dieser ersten Phase arbeiteten in den Büros meist zwei bis drei Leute, die die wichtigsten Management-Tätigkeiten übernahmen. Die Jobanforderungen waren weit gefächert und erforderten einen hohen Grad an Kenntnissen wie Buchhaltung, Kopieren, Qualitätssicherung und vieles mehr. Alle Aufzeichnungen wurden von Hand getätigt, was einen hohen Arbeitsaufwand mit sich zog. Frauen waren nur selten in den Büros tätig. "The Middle Years" (zwischen 1880 und 1960) Bedingt durch das enorme Wachstum und der steigenden Komplexität der Wirtschaft, wurde auch die Büroarbeit immer wichtiger. Der technologische Fortschritt machte auch vor den Büros nicht halt. Die Schreibmaschine wurde zu einem wichtigen Bestandteil eines jeden Büros und half den Angestellten mit den gesteigerten Anforderungen fertig zu werden. Gleichzeitig wurde die Arbeit immer mehr aufgeteilt und spezialisiert. Die Büroarbeit wurde auf speziellere Einzelgebiete aufgeteilt, wodurch die Anforderungen sanken, diese Jobs schlechter bezahlt wurden. Nun gab es Sekrätere, Rezeptionisten, Buchhalter usw. Mehr und mehr Frauen wurden berufstätig und begannen diese Branche zu erobern. "The Final Phase" (ab 1960) Die dritte Phase begann mit der Einführung von Computern in den Büros. Das Aufteilen der Arbeit in immer kleinere, spezialisierte Teilbereiche schritt weiter fort.

Umfeld

Die Entwickler, die sich Ende des 19. Jahrhunderts mit der Büroautomatisierung beschäftigt haben, waren vor allem die Betroffenen selber. Die damaligen Bürofachkräfte waren mit der Arbeit die sie zu erledigen hatten an der Grenze ihrer Leistungsfähigkeit angekommen und drängten zu Entwicklungen, die ihnen die Arbeit vereinfachten. Auf der anderen Seite, gab es natürlich große Unternehmen, die sich mit der Entwicklung von technischen Geräten beschäftigen und somit am Fortschritt beteiligt waren. Die Betroffenen selber hatten mit der Zeit immer weniger Einfluss auf die weitere Entwicklung von Hilfsmitteln für die Büroarbeit, da vor allem der technische Fortschritt und der Beginn des Computerzeitalters sich selbst immer weiter vorantrieb und eine Eigendynamik entwickelte. Somit wurde die Entwicklung der Büroautomation und die Einführung und Nutzung von technischen Hilfsmitteln wie Computern von der rasanten Entwicklung der Wirtschaft vorangetrieben und vom technologischen Fortschritt in der Computer Industrie gesteuert. Ein wesentlicher Punkt war der Wunsch nach Produktionssteigerung, verbunden mit signifikanter Kostensenkung. Ein Beispiel für wo die Produktionssteigerung ansetzen kann und muss ist die Kommunikation innerhalb eines Bäros. Diese beinhaltet sowohl persönliche Gespräche zweier Einzelpersonen, als auch Besprechungen mit einer größeren Anzahl an Teilnehmern, sowie Telefongespräche. Eine Analyse aus dem Jahre 1973 zeigte, dass Fachkräfte an die 40% ihrer Zeit mit Gesprächen verbringen und Manager sogar um die 75% dafür aufwenden. Besonders aufwendig sind vor allem Telefongespräche, da man hierbei nicht nur die Gesprächszeit selber beachten, sondern auch auf die vorangegangenen Fehlversuche (besetzt, nicht erreichbar) Rücksicht nehmen muss. Ein interessanter Versuch, diese Probleme zu beseitigen und das Telefonieren selber effizienter zu machen war ETF (Experimental Test Facility), aus einem Artikel der ACM. Dies ist eine Art Messaging System, das wie ein Anrufbeantworter funktioniert und kurze Nachrichten für den (gerade nicht erreichbaren) Gesprächspartner entgegennimmt. Die Nachricht wird dann in einen Text umgewandelt und an die jeweilige Person gesendet.

"Weltbild" der Entwickler

In dem Artikel >["Projecting Demand for Electronic Communications in Automated Offices"] werden Annahmen getroffen, wie ein Vollautomatisiertes Büro 1990 aussehen wird. Der Artikel ist aus dem Jahr 1983, also bereits mitten in den "Final Years", die ich zuvor beschrieben habe. Doch man erkennt das selbe Gedankengut, wie es zu Beginn der Büroautomatisierung vorherrschend war: Das Ziel ist die Effizienzsteigerung. All knowledge workers will be equipped with intelligent terminals of some type. All sites, and thus all knowledge workers at those sites, will have constrained access to intrasite communications, local electronic storage, and electronic printing facilities. All sites will be interconnected electronically, and the intersite communications demand will not be externally constrained. Wie man sieht haben sich die Autoren dieses Artikels in ihren Prognosen sehr stark zurückgehalten und sie so allgemein definiert, dass diese Aussagen auch eingetroffen sind. Sie haben sich Terminals für die Arbeiter, allgemeine Zugriffsrechte auf interne Kommunikation, elektronische Speichermedien und Drucker, sowie ein vollständig ausgebautes Intranet vorgestellt und ihre Wünsche sind auch aufgegangen. Alle diese Punkte beziehen sich auf eine Effizienzsteigerung. Wenn alles intern vernetzt ist und alle Angestellten ein eigenes Terminal vor sich stehen haben dann sollte die Kommunikation ja weitaus rascher vorangehen, als wenn Angestellter A durch das halbe Firmengelände laufen muss, oder 3-4 Telefonanrufe tätigen muss, bis er Kollege B eine kurze Nachricht zukommen lassen kann. Mit einer solchen Vernetzung ist es einfacher eine Textnachricht (sei es nun eine e-mail, oder eine andere Form der Nachrichtenübertrageung) an den Terminal von Angestellten B zu senden, die dieser liest und auf dem selben Wege beantworten kann.

Weiterführende Informationen

>[An automated office communications study in an operational setting] Ein Artikel der Zeitschrift ACM, der eine Studie zu Kommunikation in automatisierten Büros enthält. Der Artikel stammt von Randall R. Harris und wurde 1982 herausgegeben. >[Projecting Demand for Electronic Communications in Automated Offices] Ein weiterer Artikel von ACM, der sich mit Vollautomatisierten Büros beschäftigt und wie diese 1990 aussehen könnten. Geschrieben wurde diese Abhandlung 1983 von Stephen A. Smith und Robert I. Benjamin. Print: "Bored and Busy: An Analysis of Formal and Informal Organization in the Automated Office" von Phyllis L. Baker, 1991.

Verweise auf Arbeiten anderer Gruppen

>Computer als (Kommunikations-) Partner@Intelligente Maschinen Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil jeglicher Zusammenarbeit in Büros und wurden deshalb auch von der Büroautomatisierung erfasst (Telefone, interne Vernetzung, ...). >Persönliche Assistenten@Intelligente Maschinen Persönliche Assistenten, v.a. Hardware-Assistenten, sind die Büroautomation von heute. Immer mehr Büros wurden und werden mit solchen Assistenten (angefangen vom gewöhnlichen Taschenrechner bis hin zum modernen Notebook) ausgestattet.

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