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- Berücksichtigung der Bedürfnisse der Mitarbeiter
Hier bezieht sich die Berücksichtigung der Bedürfnisse der Mitarbeiter eher auf die einfache Bedienbarkeit des neu einzuführenden Workflow-Management-Systems. So ist es wichtig, den Ablauf der Vorgänge möglichst optimal zu gestalten. Es ist daher bei der Einführung solcher Systeme darauf zu achten, dass der Mitarbeiter einen direkten Nutzen von einem Einsatz solcher Werkzeuge besitzt. Weiters sollten auch bisher verwendetet Werkzeuge nach Möglichkeit weiterhin eingebunden werden. Der Effekt liegt zum einen darin, dass der Mitarbeiter sich durch die gewohnten Werkzeuge nicht auf neue Tools einstellen muss, was in den meisten Fällen mit einem gewissen Widerwillen stattfindet. (=> kürzere Schulungen => Kosten- und Zeitsparung)
Man muss davon ausgehen, dass bei einer Breiteneinführung von Workflow-Management-Systemen in einer Organisation große Unterschiede hinsichtlich der Gewöhnung an elektronische Werkzeuge existieren. Die Bandbreite kann dabei von Computerneulingen bis zu langjährigen und entsprechend erfahrenen Computerbenutzern reichen. Hier ist eine auf die einzelnen Benutzergruppen abgestimmte Vorgehensweise bei der Einführung dringend erforderlich. So sollten Nutzer, die bisher kaum mit modernen Computern in Berührung gekommen sind, durch eine entsprechende Einführungsstrategie langsam an die neue Technologie herangeführt werden.
Ist die Oberfläche entsprechend gestaltet, so findet sich der Endanwender schneller mit seinem neuen Werkzeug zurecht und nimmt es deutlich besser an. Durch die schnelle Gewöhnung ist neben der gestiegenen Akzeptanz auch mit deutlich höheren Produktivität des Systems von Beginn der Einführung an zu rechnen. Daneben können Schulungen kürzer ausfallen, so dass sie ebenfalls wirtschaftlicher durchgeführt werden können.
Dieses Verfahren wird zur Aufgabenverteilung innerhalb
des Workflow-Management-Systems. Hierbei bedeutet Push-Prinzip, dass eine
Aktivität automatisch auf dem Arbeitsplatz eines Mitarbeiters gestartet
wird, sobald dieser keine Aktivität mehr ausführt. Demgegenüber
bedeutet das Pull-Prinzip, dass der Mitarbeiter eine Menge von Aktivitäten
angeboten bekommt und aus den angebotenen Aktivitäten eine selektiert,
sobald er eine Aktivität abgeschlossen hat und eine weitere Aktivität
bearbeiten möchte. Grundsätzlich kann gesagt werden, dass bei
der Verwendung des Push-Prinzips eine größere Akzeptanzschwelle
bei den Mitarbeitern zu überwinden ist, weshalb dieses Prinzip in
der Regel nur bei mengenmäßigen häufigen und hochgradigen
starren Abläufen, beispielsweise in der Auftragsannahme eines überregionalen
Versandhandels, sinnvoll erscheint. In den meisten Fällen ist es
besser, das Pull-Prinzip zu implementieren, wodurch den Mitarbeitern eine
gewisse Form von Selbstbestimmung überlassen bleibt.
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