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- Sensibilisierung/Zielsetzung
- Ist-Analyse
- Soll-Konzeption
- Systemauswahl
- Piloteinführung
- Evaluation
- Komplette Systemeinführung

Im Vorfeld der Einführung eines Workflow-Management-Systems, ist es erforderlich, dass die beteiligten Personen und insbesondere die Entscheidungsträger für das Problem sensibilisiert werden. Ohne die feste Überzeugung, dass die Einführung eines Workflow-Management-Systems in der eigenen Organisation sinnvoll und nützlich ist, werden die notwendigen Entscheidungen nicht oder nur zögerlich getroffen, wodurch der Erfolg der Einführung von vorne herein in Frage gestellt ist. Des weiteren muss hier festgestellt werden, ob eigene Mitarbeiter über die nötige fachliche Qualifikation verfügen, um diese Systemeinführung durchzuführen und begleiten zu können. Die hohen Anforderungen an den Mitarbeiter lassen dabei den Einsatz externer Berater in vielen Fällen als eine adäquate Lösung erscheinen. Ebenso muss an dieser Stelle die Zielsetzung, also die Beantwortung der Frage „Wo soll und das System helfen und unterstützen?“ festgelegt werden. Außerdem sollte bereits jetzt der Dialog mit den Mitarbeitern, die von der Einführung des neuen Systems betroffen sind, aufgenommen werden, um mögliche Ängste und Vorurteile so früh wie möglich abzubauen und möglichst viele Mitarbeiter zur Teilnahme an der Konzeption und Einführung des Systems zu motivieren.

Die erste Phase besteht aus der Analyse der Ist-Situation, welche quasi das Fundament für alle weiteren Schritte bildet.
Zur Analyse gehören unter anderem Punkte wie z.B.:
- Analyse des Dokumenten-Altbestandes
- Analyse der Dokumentenerzeugung und –generierung
- Analyse des Dokumenteneinflusses durch das Unternehmen
- Analyse der bereits bestehenden Infrastruktur
- Analyse der existierenden Geschäftsprozesse

Betrachtet man die mögliche Komplexität dieser Aspekte, so erscheint es erforderlich diese Analyse von speziell ausgebildeten Mitarbeitern oder von entsprechenden externen Beratern durchführen zu lassen, damit das Fundament auf dem das weitere Vorgehen aufbaut, fest und sicher ist.

Basierend auf den Ergebnissen der Ist-Analyse kann im nächsten Schritt die Soll-Konzeption erstellt werden. Bei dieser muss darauf geachtet werden, dass die gewünschten Eigenschaften des zu konzipierenden Systems objektiv dargelegt werden. Die Objektivität erfordert, dass Einzelwünsche, die sich nicht unmittelbar aus der Ist-Analyse ergeben, nur dann in die Soll-Konzeption aufgenommen werden, wenn sie sich gut begründen lassen und einer objektiven Betrachtung standhalten. Die Integration von Privilegien für bestimmte Mitarbeiter hinsichtlich Ausstattung oder Funktionalität stellen dabei ein Problem dar, das einer politischen Lösung im Unternehmen bedarf. Allerdings darf dabei nicht vergessen werden, dass jedes zusätzliche Kriterium, das in der Soll-Konzeption aufgenommen wird, die Ansprüche an das Workflow-Management-System erhöht, und damit auch möglicher Weise das Ergebnis der Einführung eventuell verschlechtert.

Ist die Soll-Konzeption abgeschlossen, so kann mit der Auswahl des Systems begonnen werden.
Zunächst wird anhand der Kriterien des Sollkonzepts eine Vorauswahl getroffen. Trotz der großen Anzahl von Produkten, die sich auf dem Markt befinden, gibt es kein System „von Der Stange“, denn jeder Systemeinsatz findet in einem spezifischen Umfeld statt, welches in seiner Ausprägung wahrscheinlich kein zweites Mal existiert. Aus diesem Grund ist die Integrationsfähigkeit der Produkte ein Aspekt, der bei der Betrachtung eine wichtige Rolle spielen muss.
Einen weiteren Aspekt bildet der Kontakt zwischen den Anwendern und den Herstellern der Produkte.

Nach der Systemauswahl erfolgt die Einführung in das Unternehmen, deren Ablauf in mehreren Phasen aufgeteilt ist, um die Umstellungs- und Integrationsprobleme leichter lösen zu können. Die genaue Planung der Einführungsstrategie ist daher ein erster und zugleich wesentlicher Schritt. So wird zu Einführung zunächst an speziell ausgesuchten Stellen im Unternehmen eine Piloteinführung durchgeführt. Dabei darf nicht vergessen werden, dass die richtige Wahl der Pilotbenutzer einen entscheidenden Einfluss auf die erfolgreiche Einführung eines Workflow-Management-Systems haben kann. So kann es passieren, dass ein System durch die Auswahl von unqualifizierten und unpassenden Pilotbenutzern nur mit großem Aufwand ins Unternehmen gut eingeführt werden kann. Auch muss die Piloteinführung ständig betreut und kritisch überwacht werden, um eventuell auftretende Probleme des ausgewählten Systems so schnell wie möglich festzustellen und deren Lösung angehen zu können.
Zu diesem Zeitpunkt ist es noch möglich, fehlerhafte Entscheidungen bei der Auswahl des Systems zu bemerken und zu korrigieren.

Im Anschluss an die Piloteinführung sollte die Systemeinführung evaluiert werden, um festzustellen, ob die gesetzten Ziele mit der Einführung erreicht wurden. Diese Untersuchung sollte sich in einem auf die Wirtschaftlichkeitsberatung und zum anderen auf eine Analyse der arbeitsorganisatorischen Faktoren beziehen. Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung basiert hier allerdings schon auf konkreten Zahlen, die nach der Piloteinführung ermittelt werden können. Auch kann festgestellt werden, ob die prognostizierten Effizienzsteigerungen erreichbar sind und wie aufwendig die Integration des Systems in die betrieblichen Abläufe ist.

Nach erfolgreichem Abschließen der letzten Phase kann das System sukzessiv in der Organisation implementiert werden. Parallel dazu ist es erforderlich, die Mitarbeiter an dem neuen System zu schulen, damit deren Umstellung auf das neue System so schnell wie möglich erfolgen und Verlustzeiten , beispielsweise durch Fehlbedienung, möglichst gering gehalten werden können. Findet gleichzeitig mit der Einführung eines Workflow-Management-Systems eine Reorganisation der Geschäftsprozesse statt, do erfolgt mit der Einführung des neuen Systems ebenfalls die Implementation der neuen Prozesse. Obwohl die Umstellung so schnell wie möglich erfolgen sollte, um Effizienzverluste so gering wie möglich zu halten, darf dies nur schrittweise und nicht „über Nacht“ geschehen.