fit 2002 > Modellierung> reale Praxis > organisatorische Aspekte

- Frühzeitige Partizipation der Mitabeiter am Einführungsprozess
- Berücksichtigung der Bedürfnisse der Mitarbeiter
- Think Big - Start Small
- Auswahl der Pilotanwender
- Einsatz des Multiplikatorenprinzips
- Schulung

Durch dieses frühzeitige Einbinden der Mitarbeiter in den Einführungsprozess kann bei diesen eine grundsätzlich positive Einstellung der Einführung eines Workflow-Management-Systems gegenüber erzielt werden. Die bei der Einführung von neuen Werkzeugen im allgemein anzutreffende Skepsis kann abgebaut werden und eine negative Stimmung kann abgeschwächt werden. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die Entstehung von Gerüchten wirkungsvoll unterdrückt werden kann. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, den Mitarbeitern die Vorteile, die sie durch den Einsatz eines solchen Systems, wie beispielsweise die Entlastung von Routinetätigkeiten oder die automatische Kontrolle der notwendigen Dokumente auf Vollständigkeit, erhalten, vor Augen zu führen.

Die Erhebung der organisatorischen Aspekte mit einer repräsentativen Auswahl von Mitarbeitern durchgeführt werden. Werden die Beobachtungen der Mitarbeiter beachtet, so ergeben sich, neben der zusätzlichen Motivation der Mitarbeiter durch die Aufmerksamkeit, die ihnen entgegengebracht wird, häufig auch erhebliche Verbesserungspotentiale für den Ablauf der Vorgänge.

Diese Strategie sagt aus, dass man in einem überschaubaren Rahmen mit der Realisierung beginnen sollte. So sollte nicht versucht werden, die kompletten Abläufe einer Organisation zu modellieren, bevor mit der Auswahl eines Workflow-Management-Systems und der Umsetzung der Abläufe begonnen wird.

Bei der Auswahl der Pilotanwender ist es dringend geboten, die bereits im Tagesgeschäft bestehende Belastung der Mitarbeiter bei der Auswahl der Pilotanwender zu berücksichtigen. Denn ein Mitarbeiter, der bereits an der Grenze seiner Belastung angelangt ist, wird nur wenig Verständnis dafür aufbringen, durch die Piloteinführung eines Workflow-Management-Systems einer zusätzlichen Belastung ausgesetzt zu werden, was zu einer grundsätzlich ablehnenden Haltung dem System gegenüber führt.
Es spielt ebenfalls die Einstellung der Anwender zu neuen Technologien eine wichtige Rolle.

Bei diesem Aspekt gibt es innerhalb der Organisation eine kleine Keimzelle, beispielsweise einige sehr engagierte Pilotanwender, die dem System positiv gegenübersteht. Diese Nutzer werden von ihren positiven Erfahrungen berichten und mit andere Mitarbeiter dazu motivieren, ebenfalls mit dem System arbeiten zu wollen. Es wird also die Mund-zu-Mund-Propaganda ausgenutzt, durch die eine positive Grundstimmung unter den Mitarbeitern erzeugt werden kann. Auf diesem Wege ist es möglich, mehr Mitarbeiter für ein solches Workflow-Management-System positiv einzustimmen, so dass dann bei der direkten Konfrontation der Mitarbeiter mit der Einführung des Systems am eigenen Arbeitsplatz die positive Stimmung dem System gegenüber ausgenutzt werden kann.

Bei der Schulung ist es entscheidend, dass sowohl die zeitliche als auch die inhaltliche Schulung gut abgestimmt wird. Es macht wenig Sinn, Schulungen der Mitarbeiter lange vor der Einführung eines Workflow-Management-Systems durchzuführen, da dann das von den Mitarbeitern im Rahmen der Schulung erworbene Wissen nicht unmittelbar umgesetzt werden kann und somit bis zur eigentlichen Einführung bei dem Mitarbeitern zu großen Teilen wieder verloren geht. Findet die Schulung erst lange Zeit nach der Systemeinführung statt, dann ergibt sich für die Mitarbeiter eine zu lange Phase der unproduktiven Arbeit, da die notwendigen Kenntnisse für die Bedienung des Systems erst vom Mitarbeiter selbst erlernt werden müssen. Beide Fehler in der Schulungsphase führen dazu, dass die Akzeptanz der Mitarbeiter für das Workflow-Management-System stark vermindert ist. Auch der inhaltliche Aspekt spielt eine wichtige Rolle, denn das in der Schulung dargebotene Wissen sollte möglichst exakt auf die Notwendigkeit der Mitarbeiter zugeschnitten werden.