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Die primäre Idee der Büro- und auch Fabriksautomatisierung ist die
Steigerung der Produktivität, respektive Senkung der Kosten, sowie die
Steigerung der Zufriedenheit der Büroarbeiter.
Ein zentrales Konzept der Büroautomatisierung ist das Erreichen des
Papierlosen Büros. Bestellungen, interne Memos, Spezifikationen,
Urlaubsanfragen und Genehmigungen, Arbeitszeitprodukti-vierung, all das soll
ohne die lästigen Zettel ablaufen. Die Techniken, um dieses Ziel zu erreichen
sind in einerseits die entsprechende Hardware (Computer, Netzwerke,
Telekommunikationseinrichtungen), andererseits die Software, die für die
Logik und eine gewisse Intelligenz der Werkzeuge des Büros (Computer,
Kopierer, ...) sorgt. Es gibt zahlreiche Softwarteprodukte die nur zum Zweck
der Büroautomatisierung entwickelt wurden, wie Outlook, SAP und Lotus Notes
um nur die bekanntesten zu nennen.
Telekommunikationsgeräte sind wohl eine der ältesten und auch
wichtigsten Techniken der Büroautomatisierung. Eine gute Büroorganisation
beruht im Wesentlichen darauf, dass die Leute miteinander in Kontakt stehen
(miteinander reden). Als Schlagwort sei hier Kooperatives Arbeiten genannt. In kleinen Büros und Kleingruppen ist das kein großes Thema, da
alles im persönlichen Gespräch geklärt werden kann. Sollten die Teilnehmer
nicht alle im selben Raum anwesend sein können (z.B. internationale
Konzerne), kommen Konferenzschaltungen zum Einsatz. Hierbei unterschiedet man
zwischen Video Conferencing und Computer Supported Conferencing. Video
Conferencing bedeutet, dass die Bilder (Videos) der Gesprächspartner und
eventuelle Besprechungsdaten live übertragen werden. Da Videos ein sehr hohes
Datenvolumen produzieren, müss entsprechend viel Bandbreite angemietet
werden, oder die Bildgröße, -qualität drastisch reduziert werden. Dies führt
aber zu unbefriedigenden Ergebnissen, wenn zusätzliche Daten, wie z.B. Entwürfe,
Konstruktionspläne oder Präsentationen vor die Kamera gehalten werden, um
sie zu übertragen. Computer Supported Conferencing geht hier einen anderen
Weg. Zusätzliche Daten wie Entwürfe, Konstruktionspläne werden vor der
eigentlichen Konferenz übertragen. Während der Konferenz kann dann bewusst
eine etwas schlechtere Qualität bei der eigentlichen Video Konferenz verwendet werden.
Eine
weitere Technik ist das Controlling Information System (CIS). Hierbei werden
Controlling und Informationssysteme integriert. Dies kann dann als
Entscheidungsgrundlage oder zur Datenanalyse z.B. einer Kosten / Nutzen
Rechnung verwendet werden.
Die Büroautomatisierung ist heute oft ein Ziel/Erfolg des guten
Workflow-Managements, war allerdings schon vor diesem da, denn obwohl bald Möglichkeiten
zur Vereinfachung der Bürotätigkeit durch Einsatz von Computern gefunden
wurden dauerte es noch sehr lange, bis dies in wohlformulierte Prozesse
verpackt, normiert und überwacht wurde.
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