| Kapitel 3 Workflow |
| Unter Workflow versteht man die alltäglichen Arbeitsabläufe in einem Unternehmen, die nach mehr oder weniger festen Regeln und mit einem bestimmten Ziel durchgeführt werden. Ein Workflow-Management-System soll diese Abläufe rechentechnisch unterstützen und teilweise automatisieren. Da sich Arbeitsabläufe im Vergleich zu den Programmen, die sie unterstützen sollen, relativ schnell verändern, werden die Arbeitsabläufe in Workflow-Systemen nicht unmittelbar durch Programme codiert, sondern sie werden in abstrakter Form beschrieben. Diese (oft ebenfalls Workflows genannten) Beschreibungen sind relativ leicht zu verändern und werden von einem Workflow-Management-System interpretiert und ausgeführt. Im Extremfall können Workflows sogar zur Laufzeit modifiziert werden. Viele Sprachen zur Beschreibung von Workflows besitzen eine intuitive graphische Notation. Manche Sprachen orientieren sich an Petr-Netzen oder verwandten formalen Modellen. |
| 3.1 Ziele des WFM Die Ziele des WFM sind eben so wie die Ziele des Business Reengineering in das Zielsystem eines Unternehmens einzuordnen. Im folgenden werden wir die Ziele des WFM kurz erläutern. 1. WFM als Enabler für Business Reengineering: die Unternehmenspraxis erwartet häufig vom WFM eine Enabler Funktion für das Business Reengineering. D.h. die Unterstutzung bei der konkreten Umsetzung der Business Reengineering-Massnahmen. 2. Verbesserung der Kundenzufriedenheit: Diese für die dauerhafte Existenz eines Unternehmens wichtige generelle Ziel soll im Rahmen des WFM u.a. durch eine beschleunigte Auskunftsfähigkeit gegenüber dem Kunden erreicht werden, indem jederzeit der jeweilige Bearbeiter eines Vorganges, der aktuell Bearbeitungsstatus und die geplante verbleibende Zeitdauer bis zur Erledigung ermittelt werden kann. 3. Verbesserung der Prozessqualität und permanente Qualitätssicherung: Durch die Reduktion von Prozessfehlern soll die Qualität der dem Kundengegenüber erbrachten Leistungen verbessert werden. 4. Verbesserung der Prozesstransparenz: WFMSs enthalten Informationen über die geplanten und real ausgeführten Abläufe eines Unternehmens. Durch die jederzeitige Auskunft Fähigkeit über aktive Prozesse, Kapazitätsauslastung, verfügbare Ressourcen, Unterberechnungen, überschreitungen von Grenzwerten und Plandaten soll eine verbesserte Information des Management über das Geschäftsgeschehen erzielt werden. 5. Verkürzung der Durchlaufzeiten: die Optimierung der Geschäftsprozess mit dem Ziel eine Durchlaufzeitreduktion kann als eines der wesentlichen Ziele des WFM betrachtet werden. 6. Reduktion der Prozesskosten: Das Ziel der Prozesskostenreduktion stellt die Quantifizierung anderer Ziele, wie z.B. die Verkürzung der Durchlaufzeiten oder die Erhöhung der Produktivität und Auslastung dar. 7. Permanente Anpassung an organisatorische änderungen: Die Geschäftsprozesse der Unternehmen unterliegen einem permanenten Wandel, da sie sich an den wechselnden Kundenanforderungen ausrichten müssen. Das erledigt WFM mit flexibler Unterstützung der permanenten Adaption von organisatorischen änderungen der Geschäftsprozesse durch anpassungsfähige Workflowmodelle. 8. Automatisierung der Prozesssteuerung: WFM gilt als Basistechnologie zur Umsetzung von Geschäftsprozessen. Ohne Einsatz von WFM stellen Informationsverarbeitungssysteme lediglich eine Automatisierung von einzelnen Funktionen bereit, ohne den Gesamtprozess zu betrachten. Mehr dazu Automation&computing@intelligente_maschinen . |
| 3.3 Entwicklung von Workflow-Management-Systemen Die Entwicklung von Workflow-Management-Systemen wird in vier Generationen gegliedert, wie Tabelle 2 zu entnehmen ist. Die Generationen stellen verschiedene Entwicklungsstufen der Workflowtechnologie dar, denen keine festen Zeitabschnitte zugeordnet sind. Die zur Zeit am weitesten entwickelten Systeme sind der dritten Generation zuzuordnen. Sie besitzen zwar Schnittstellen und Austauschformate, diese sind jedoch proprietär. Der übergang in die vierte Generation setzt diesbezüglich Standards voraus, die noch nicht existieren. Dieses Problem will die Workflow Management Coalition lösen. |
| 3.4 Welche Aufgaben haben die WFMS Die Consulting für Office und Information Management GmbH (COI) definiert die Aufgabe eines WFMS so: ``Provide the right information and the right tools to the right receiver at the right time.'' WFMS und Applikationen ergänzen sich gegenseitig hinsichtlich ihrer Aufgabenstellung. Während WFMS die Steuerungsfunktion für den Geschäftsprozess wahrnehmen, haben Applikationen die Aufgabe, den Geschäftsprozess funktional zu unterstützen. überblick über die Funktionen eines WFMS Häufig wird die Funktionalität von WFMS durch die besondere Betonung eines einzelnen Aspektes, wie z. B. Dokumentenverwaltung, geprägt. 1. Modellierung und Simulation von WFs
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