Vorteile durch die Veränderungen

Bereits heute besitzt für immer mehr Mitarbeiter in Unternehmen das Lesen und Abschicken von Email die allerhöchste Priorität im Tagesprogramm. In immer mehr Fällen wird die Email-Nachricht dem Telephongespräch vorgezogen. So ist die Nachricht sofort in irgendeiner Datenbank dokumentiert. Bei einfachen Mitteilungen ist die Email sogar schneller als das Telefon: Sie kommt an, auch wenn der Empfänger nicht anwesend ist. Hinzu kommt noch, dass die Antwort auf eine elektronische Nachricht mit weniger Mühe verbunden ist als eine schriftliche, die Übertragung erfolgt in Sekunden. Es entfallen Arbeiten wie das Suchen von Papier und Stift und das Eintüten in den Umschlag. Wenn man gerade am Lesen der empfangenen Botschaft ist, reicht ein einfacher Knopfdruck aus, um direkt dem Sender zu antworten. Hier zeigt sich ein weiterer Pluspunkt der Email - die Geschwindigkeit. In der Regel erreicht die Nachricht den Adressaten in wenigen Sekunden, dieser hat die Möglichkeit, sie zu betrachten, wann immer er Zeit findet.

Der Vorteil der Email liegt auf der Hand: die Option der Zeiteinteilung verringert den Stressfaktor, der durch dauernde Erreichbarkeit über Telefon oder Handy gegeben ist. Die Email gewinnt an Popularität, weil sie asynchron als auch computerlesbar ist. Die Email schafft eine enorme Mobilität, ohne dass man wissen muss, wo man sich gerade aufhält.

Die Asynchronität ist allerdings keine neue Sache, denn ein Anrufbeantworter leistet das gleiche. Es ist eine Frage der Bevorzugung schriftlicher oder mündlicher Kommunikation, ob man in diesem Bereich dem Anrufbeantworter oder der Email Vorteile zuschreibt. Die Computerlesbarkeit ist in der Tat insbesondere für inhaltliche Arbeit bedeutend, die Weiterverarbeitung ohne Zwischenschritte ein Faktor zum Zeitgewinn. Auch die Archivierung der Inhalte geht bei der elektronischen Post natürlich um ein vielfaches leichter und real platzsparender als bei den anderen Medien.

Ein Problem der elektronischen Post liegt derzeit noch in ihrer Sicherheit, in den Computernetzwerken ist in keinem Fall garantiert, dass die verschobenen Datenmengen nicht mitgelesen, verändert oder gefälscht werden.

Inzwischen zeigen sich indes auch die Nachteile der computergestützten, elektronischen Kommunikation über Netzwerke für die Unternehmen. So benutzen die Mitarbeiter die Technik der Email-Konferenz beileibe nicht nur, um die Effizienz ihres Unternehmens zu steigern. Online wird über alles mögliche diskutiert.

Die nachhaltigen Veränderungen in den Unternehmen werden sich allerdings weniger einfach kontrollieren lassen. Nach Schätzungen wird die computergestützte, elektronische Kommunikation über Netzwerke im beruflichen Bereich den zwischenmenschlichen Kontakt um rund 40 bis 50 Prozent reduzieren. So problematisch diese Aussagen auch sind, bleibt doch zu berücksichtigen, dass jede Organisation - sei es Familie, Verein oder Betrieb - nicht nur eine zweckgerichtet handelnde Institution ist, sondern auch ein soziologisches Gebilde, in dem vielfältige und empfindliche Sozialbeziehungen ablaufen. Ebenso hängt die Effizienz eines Unternehmens gerade vom Funktionieren der zwischenmenschlichen Beziehungen sowie von der Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter ab. In dieses Beziehungsgeflecht greift das elektronische Kommunikationsnetz stark ein. Beim elektronisch geführten Gedankenaustausch fehlen mehr oder weniger die sozialen und situationsbedingten Anhaltspunkte, die normalerweise die Gruppendynamik regulieren und prägen. Elektronische Botschaften geben keinen Aufschluss über Berufsbezeichnung, Sozialstatus, Stellung in der Hierarchie, Rasse, Alter und Aussehen. Auch der Kontext ist schlecht definiert, da förmliche und zwanglose Kontakte im Prinzip gleich ausschauen. Vielleicht hat man externe Informationen über Sender, Empfänger und Situationen. Doch in der Computer-Wechselwirkung selbst ergeben sie sich kaum.